職場における標準化について

まさに私が漠然と抱えていた問題点を記述した記事を発見。
今は、経理業務の仕事がメインとなったので、会計ソフトに入力する前の諸表づくりにExcelを駆使している。

前任者から引き継いだ時は、金種表とか現金出納帳とか棚卸表など全て手書きだった。
しかし、絶対にExcelで作った方が簡単で綺麗に早く正確にできるので全てExcel化していった。


金種表はお金の種類を設定しSUM関数を入れておけば、数えて枚数を入れるだけ。そして次の日使う為には枚数入力したところは削除をしなければならない。
よって、マクロで枚数入力した所だけを削除するマクロを作って、削除ボタンを設置。これで一回クリックするだけですぐ数えられる。


こんな風にアナログで処理されていたものを、デジタル化して行く作業は最初はとても楽しかった。
でも待てよ。。。

私も永遠にこの仕事をやるわけではない。
いつかは引き継ぐ時が来る。
こんなやり方をしてたら、引き継ぎ=Excelの授業となってしまうのではないか?
辞めてからも永遠にExcelの質問が来るのではないか?

と心配になった。
そして関数が入っているセルにはロックをかけ、誤って消すことのないようにした。コメント挿入を使ってできるだけ説明を加えるようにしていった。
だけど、ロックをかけたら関数が訂正できない。
後で関数を訂正しなければならない事態になった時、ロックのはずし方はちょっと面倒なので却って迷惑かもしれない。


そんな事をいろいろ考えてたら、見つけたのがこの記事。一部分を抜粋。

悲しき女子ヘルプデスク物語

それとも、アプリケーションの機能として使うもの/使ってはダメなものを、社内で統一したほうがいいのだろうか? ある人が使った機能を、別の人が理解 できるとも限らないし。いやいや、皆がその機能を使えるようにトレーニングするほうが先だろうか。社員のスキルがばらばらになっていては、今後もヘルプデ スクの仕事は減らないだろうし......。

標準化か・・・
Excel初級で習うような機能限定で仕事をすべきか?
効率を考えるとどちらが良いのだろう?
上記のようなヘルプデスクのあるような大会社はいいとして。
個人経営の職場ではどっちにした方がいいんだろう?
人材確保も個人経営の方が難しい。
となると、Excel初級程度の機能で処理をしてった方がいいのだろうか・・・

だけど後の人の事を考えて、私自身の仕事を非効率化に戻すのもどうも納得いかない。


引き継ぐ時にスキルを聞いてから判断するしかないか。。。

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